会前工作：
1、与会议主办者电话或者当面洽谈，初步建立合作关系并积极开始会议前期工作。
2、向会议主办方提供完善的会议接待策划方案和适当的报价。
3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。
4、与会议主办者确认会议接待方案。
5、与会议主办者签订会议接待标准合同。
6、确认会议主办者预付会议订金事宜。
7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待方案。
8、准备会议过程所需资料。（含代邀请与会有关的相关领导、新闻媒体、撰写新闻通稿、接待资料、制定会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）
9.按照合同准备会议中所需的相关场地器材。
会中工作：
10、机场、码头、车站，专人、专车分批分时段按要求接站。
11、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待，并做好少数民族客人的专门接待，布置接待地点的欢迎仪式。
12、我方会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
13、我方会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
14、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
15、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式，并委派专人全程陪同照顾。
16、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。
17、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
18、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。
19、协调会议期间的交通工具的安排，并全力保障交通安全。
20、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
会后工作：
20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
22、与会议主办者的费用结算工作。
23、欢送代表工作。 |